Każdy z nas miał zapewne i to do czynienia z urzędem. Występujemy o pozwolenia na budowę i rozbudowę domu, załatwiamy formalności dotyczące działalności gospodarczej, wymieniamy dowody osobiste, prawa jazdy, meldujemy się itd. Wszystkie te czynności dotyczą ogólnie pojętej administracji, a tok załatwiania sprawy nazywamy postępowaniem administracyjnym, które kończy wydanie w danej sprawie decyzji (aktu administracyjnego). Decyzja nie może opierać się na widzimisię urzędnika, ale musi mieć podstawę w ustawie lub przepisie wykonawczym. Zasady postępowania administracyjnego reguluje kodeks postępowania administracyjnego. Bardzo istotną sprawą dla obywatela, który jest stroną takiego postępowania w administracji, jest dochowanie terminu.
Urzędnik, informując nas o terminie, w którym daną sprawę musimy załatwić, może użyć słów, których znaczenia nie rozumiemy, np. że dla danej sprawy przewiduje się termin zawity lub prekluzyjny.
W postępowaniu administracyjnym mamy do czynienia z terminami zwykłymi, przedawniającymi, czyli prekluzyjnymi, i terminami zawitymi. Najprościej sprawa przedstawia się z terminami zwykłymi, bo jeśli przekroczymy je, nie wywoła to dla nas negatywnych skutków. W przypadku terminów przedawniających pamiętajmy, że niedotrzymanie takiego terminu sprawi, iż pozbawiamy się prawa, które nam przysługiwało. Terminy przedawniające to takie, które powodują wygaśnięcie naszych uprawnień lub obowiązków, jeżeli nie zmieścimy się w czasie. Takim terminem jest np. 7-dniowy czas na złożenie prośby o przywrócenie terminu. Gdy nie złożymy takiej prośby w ciągu 7 dni, nasze prawo wygaśnie bezwzględnie, bo termin ten jest nieprzywracalny z mocy prawa.
Trzeci rodzaj terminów prawo określa zawitymi. Co to oznacza? Otóż w terminach zawitych istotne jest to, że w pewnych sytuacjach można je przywrócić. Taką możliwość dopuszczają przepisy kodeksu postępowania administracyjnego i ordynacji podatkowej.
Zgodnie z art. 58 k.p.a., w razie uchybienia terminowi należy przywrócić termin na prośbę zainteresowanego, jeżeli uprawdopodobniono, że uchybienie nastąpiło bez jego winy. Zatem termin zawity nie w każdym przypadku ulega przywróceniu. Podstawową sprawą jest to, że owe uchybienie nie może być rezultatem winy strony postępowania, która najczęściej polega na zaniedbaniu. Chodzi zatem o wskazanie takich okoliczności, które uprawdopodobnią, że mimo zachowania należytej staranności osoba nie mogła dokonać czynności w wyznaczonym terminie. W tym celu trzeba przedstawić wszystkie okoliczności, jakie zaszły, a które spowodowały, że termin przekroczyliśmy. Oczywiście, najlepiej kiedy na potwierdzenie tych okoliczności przedłożymy odpowiednie zaświadczenie, np. z pobytu w szpitalu czy z podróży służbowej za granicą. Owa przeszkoda, która uniemożliwiła nam zachowanie terminu, musi mieć charakter przeszkody nie do przezwyciężenia. Może nią być katastrofa, strajk, wichura, powódź. Choroba też może być przeszkodą, ale tylko w sytuacji, kiedy przyszła nagle i nie mieliśmy możliwości posłużenia się inną osobą. Usprawiedliwieniem nie może być także zły obieg poczty w firmie. Nie usprawiedliwi nas również przeoczenie terminu przez naszego pełnomocnika i nie ma tu znaczenia, czy jest nim adwokat, czy radca prawny. W przypadku przekroczenia terminu przez naszego pełnomocnika, przywrócenie terminu odbywa się na takich samych zasadach - musi on udowodnić, że nie ma w uchybieniu terminu jego winy.
Zgodnie z kodeksem postępowania administracyjnego, termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem nadano pismo w polskiej placówce pocztowej albo złożono je w polskim urzędzie konsularnym. Dla prawidłowego zachowania terminu wystarczy, że pismo nadamy w ostatnim dniu wyznaczonego terminu. Pamiętajmy jednak, by sprawdzić datę na stemplu. Może się bowiem zdarzyć, że pismo nadane tuż przed godziną 24 może mieć już datę następnego dnia. Dowód nadania pisma - potwierdzenie odbioru należy zachować.
Jeśli przekroczymy termin i będziemy się ubiegać o jego przywrócenie, pamiętajmy, że wniosek taki musimy wnieść w terminie 7 dni od dnia ustania przyczyny, z powodu której terminu nie dochowaliśmy. Przekroczenie go zamyka nam drogę bezpowrotnie, bo jest to - jak już zaznaczyliśmy wyżej - termin prekluzyjny. Termin do wniesienia wniosku zaczyna biec od dnia ustania przeszkody, jako przyczyny uchybienia. Jeśli koniec terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy następny dzień powszedni.
Dodatkowym wymogiem dla przywrócenia terminu jest konieczność jednoczesnego dopełnienia czynności, dla której ów termin był ustanowiony. W przypadku np. ubiegania się o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania - będzie konieczne wniesienie tego odwołania.